Crear un protocolo

Esta guía le acompaña en la creación de un nuevo protocolo de servicio. Para trabajar sin conexión a internet, consulte Offline mode. La gestión de clientes se describe en Client database.

Formulario de nuevo protocoloDesktop

Acceso al formulario

Abra el formulario de nuevo protocolo:

• 🖥️ Desktop: En el panel izquierdo, haga clic en Nuevo protocolo
• 📱 Mobile: En la barra inferior, toque el icono +

Otras opciones:

• Desde el Dashboard, haciendo clic en la tarjeta Nuevo protocolo
• Desde el detalle del cliente con el botón Nuevo protocolo
• Desde la sección Clientes cercanos del dashboard

Estructura del formulario

El formulario de protocolo se divide en secciones. Algunas secciones pueden estar ocultas según la configuración de su organización.

1. Datos del cliente

Sección de selección del clienteDesktop

Selección del cliente:

• Busque un cliente por nombre, identificador fiscal o dirección
• Haga clic en un elemento de la lista para seleccionarlo
• Tras la selección, los datos del cliente (nombre, identificador, NIF, IVA) aparecen en una tarjeta informativa
• Si el cliente no existe, haga clic en Nuevo cliente para crearlo directamente desde el formulario
• También puede cargar clientes de forma masiva mediante importación desde el sistema contable
• El botón Por ubicación busca clientes cercanos según su posición GPS

Selección del establecimiento:

• Después de seleccionar un cliente, se muestra su establecimiento predeterminado
• Si el cliente tiene varios establecimientos, puede elegir otro en la lista desplegable
• Con Añadir establecimiento puede crear un nuevo establecimiento directamente desde el formulario

Datos de contacto:

• Persona de contacto, e-mail y teléfono se rellenan desde el establecimiento seleccionado
• Puede modificarlos para este protocolo concreto
• Guardar en dirección actualiza los datos de contacto del establecimiento del cliente
• Cargar desde dirección recupera los datos originales del establecimiento

2. Detalles del trabajo

Sección de detalles del trabajoDesktop

Los tipos de trabajo disponibles dependen de la configuración de su organización y pueden incluir:

• Desratización
• Desinsectación
• Desinfección
• Fumigación
• Desinsectación protectora
• Otros según la configuración

3. Técnicos

Sección de técnicosDesktop

• Técnico principal — se rellena automáticamente con el usuario conectado
• Técnicos adicionales — puede añadir técnicos colaboradores con + Añadir técnico

4. Plagas

Sección de plagasDesktop

Registre las plagas encontradas:

1. Haga clic en + Añadir plaga
2. Seleccione la especie de plaga del catálogo (se gestiona en Codebooks overview)
3. Opcionalmente indique una especificación más detallada
4. Opcionalmente introduzca cantidad/intensidad

5. Materiales utilizados

Sección de materialesDesktop

Registre los productos utilizados:

1. Haga clic en + Añadir material
2. Seleccione el material del catálogo (se gestiona en Codebooks overview)
3. Introduzca la cantidad
4. Opcionalmente indique la concentración

6. Instalaciones

Sección de instalacionesDesktop

Registre los dispositivos instalados:

1. Haga clic en + Añadir instalación
2. Seleccione el tipo de dispositivo del catálogo (se gestiona en Codebooks overview)
3. Introduzca la cantidad

7. Documentación fotográfica

Sección de documentación fotográficaDesktop

Añada fotos del lugar de trabajo:

1. Haga clic en Tomar foto o Desde galería
2. Seleccione una foto de la galería o tome una nueva
3. Opcionalmente añada una descripción
4. Las fotos se optimizan automáticamente para reducir el tamaño

Consejo: En dispositivos móviles puede tomar fotos directamente desde la aplicación con la cámara.

8. Deficiencias

Sección de deficienciasDesktop

Registre las deficiencias detectadas por categorías:

• Deficiencias organizativas — problemas en la organización del trabajo
• Deficiencias constructivas — defectos del edificio
• Deficiencias higiénicas — problemas de higiene

Para cada categoría puede:

• Activar el interruptor para indicar que existe una deficiencia
• Añadir una descripción
• Adjuntar fotos

Opcionalmente puede marcar si se trata de un evento asegurado.

9. Información adicional

Sección de información adicionalDesktop

Opcionalmente puede marcar Almacenamiento temporal del sistema y Evento asegurado.

10. Recomendaciones

Sección de recomendacionesDesktop

Seleccione recomendaciones para el cliente de la lista predefinida:

1. Haga clic en una recomendación para añadirla
2. Puede editar el texto de la recomendación
3. Las recomendaciones se muestran en el PDF del protocolo

Consejo: Las recomendaciones se filtran por el tipo y subtipo de trabajo seleccionados.

11. Notas

Sección de notas

• Notas — notas mostradas en el protocolo para el cliente
• Se admite formato básico de texto (negrita, cursiva)

12. Firmas

Sección de firmasDesktop

Firma del cliente

1. Haga clic en el campo de firma del cliente
2. Se abrirá un diálogo de firma a pantalla completa
3. El cliente firma con el dedo o un lápiz táctil
4. Confirma con Confirmar

Firma del técnico

1. Haga clic en el campo de firma del técnico
2. Firme de la misma forma
3. El nombre del técnico se rellena automáticamente

Nota: Los requisitos de firma (obligatoria, advertencia u opcional) dependen de la configuración de su organización. Al guardar sin firmas puede aparecer una advertencia.

Envío del protocolo

Después de completar los datos necesarios, en la parte inferior del formulario están disponibles los botones de acción. Su disponibilidad depende de la configuración de su organización:

Si la organización usa proceso de revisión

Si la organización no usa proceso de revisión

Advertencias antes del envío

Si el protocolo contiene datos incompletos, se muestra un diálogo con advertencias. La gravedad depende de la configuración de su organización:

• Advertencia (amarilla) — informa de un dato faltante, pero puede continuar con Continuar de todos modos
• Dato obligatorio (rojo) — bloquea el envío hasta completar el dato. El botón de continuación no está disponible

Ejemplos de advertencias:

• Falta la firma del cliente o del técnico
• Sección de plagas o materiales vacía
• Falta la persona de contacto
• Faltan fotos o recomendaciones

Haga clic en Volver y completar para regresar al formulario.

Selección de destinatarios de e-mail

Después de enviar el protocolo puede aparecer un diálogo para seleccionar destinatarios de e-mail (según la configuración de notificaciones):

• E-mail del cliente
• E-mail del establecimiento
• Direcciones de e-mail adicionales
• No enviar a nadie

Tras el envío correcto será redirigido al detalle del protocolo.

Guardado automático (Borradores)

El formulario guarda automáticamente el protocolo en curso como borrador:

• Guardado automático cada pocos segundos después de un cambio
• El estado de guardado se ve en la parte superior del formulario
• Los borradores se almacenan localmente en su dispositivo

Trabajo con borradores:

• En el lateral del formulario (desktop) o arriba (mobile) ve la lista de borradores
• Haga clic para cambiar entre borradores
• Puede eliminar un borrador con el icono de papelera
• El límite es de 5 borradores

Modo offline

Puede crear protocolos incluso sin conexión a internet. Más información en la documentación del modo offline.

• El formulario funciona igual que online
• Después de guardar, el protocolo se almacena localmente
• Al restaurarse la conexión se sincroniza automáticamente con el servidor
• En el dashboard ve el número de protocolos pendientes
• Los protocolos sincronizados aparecen en el historial de protocolos

Advertencia: En modo offline trabaja solo con clientes y catálogos ya sincronizados.

Posición GPS

La aplicación registra automáticamente la posición GPS:

• Inicio — al abrir el formulario
• Fin — al guardar el protocolo
• Sincronización — al sincronizar un protocolo offline

Las posiciones se guardan en el protocolo con fines de registro.

Mensajes de error

Si ocurre un error al guardar:

• Los campos obligatorios faltantes se resaltan en rojo
• Los mensajes de error aparecen debajo del campo correspondiente
• En mobile aparece una notificación toast
• Corrija los errores e intente guardar de nuevo

Consejos para trabajar con eficiencia

Consejo: Use la función GPS del dashboard para seleccionar rápidamente un cliente por ubicación.

Consejo: Antes de salir al terreno, compruebe que los datos actuales de clientes estén sincronizados.

Consejo: Tome fotos directamente desde la aplicación — se optimizan automáticamente y se asignan al protocolo.

Consejo: Si usa a menudo los mismos materiales o recomendaciones, pida al administrador que los añada a los catálogos.