Importación masiva de documentos (ZIP)

¿Tiene años de fichas de datos de seguridad, contratos con clientes y planos de centros en su archivo? En vez de subirlos uno a uno, empaquete toda la carpeta en un ZIP y la aplicación la procesará de una vez. Reconoce a qué cliente pertenece cada archivo, de qué tipo es y de qué periodo procede.

Importación de documentos - pantalla inicialDesktop

Cuándo utilizarla

• Migración desde otro sistema — tiene cientos de archivos organizados en carpetas
• Archivo de fichas de datos de seguridad — todas las FDS de los materiales de una sola vez
• Informes mensuales del cliente — un ZIP en vez de 30 archivos
• Planos de centros — cuando tiene una carpeta con los planos de todos los centros de un cliente

Sugerencia: Si solo tiene unos pocos archivos, es más rápido subirlos directamente a través de Documentos o desde el detalle del cliente/material.

Acceso

• 🖥️ Escritorio: En la barra lateral izquierda Integraciones → tarjeta Importación ZIP → Importar
• 📱 Móvil: En la barra inferior Más → Integraciones → tarjeta Importación ZIP → Importar

Nota: La función requiere permiso de gestión de documentos y conexión a internet. Si no la ve, contacte con su administrador.

Cómo preparar el archivo ZIP

La aplicación intenta reconocer los documentos a partir de los nombres de carpetas y archivos. Cuanto más organizados estén los archivos en el ZIP, menos tendrá que corregir en el mapeo.

Estructura recomendada

Por cliente y periodo (la más precisa)

mi-archivo.zip
├── ABC S.L./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── informe-mensual.pdf
│   │   └── inspeccion-cebos.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── informe-mensual.pdf
└── XYZ S.A./
    └── 2026-03/
        └── informe-mensual.pdf

La aplicación reconoce:

• Cliente por el nombre de la carpeta (comparado con su base de datos de clientes)
• Periodo en formato YYYY-MM (p. ej. 2026-03)
• Tipo de documento por palabras clave en el nombre

Por tipo de documento

mi-archivo.zip
├── FDS/
│   ├── racumin-pasta-fds.pdf
│   └── ratimor-blocks-fds.pdf
├── Certificados/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Contratos/
    └── abc-sl-contrato-2025.pdf

Combinada

mi-archivo.zip
└── ABC S.L./
    ├── Madrid/
    │   ├── plano-centro.pdf
    │   └── 2026-03-informe.pdf
    └── Barcelona/
        └── plano-centro.pdf

La aplicación también reconoce el centro del cliente (si tiene varias direcciones).

Qué puede detectar automáticamente

Tipo de documento

Por palabras clave en nombres de carpetas o archivos:

Nota: Si la aplicación no reconoce el tipo, usa Otros — puede cambiarlo antes de importar.

Periodo (mes y año)

Formatos admitidos en nombres de carpetas o archivos:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• enero 2026, marzo 2026, mayo 2026
• january 2026, march 2026, may 2026

Los acentos no son obligatorios — marzo y márzo funcionan igual.

Cliente

La aplicación busca coincidencias con los nombres en la base de datos de clientes:

• Coincidencia exacta — ABC S.L. en el ZIP encuentra ABC S.L. en la base
• Sin acentos — Becova encuentra Bečová s.r.o.
• Sin forma jurídica — ABC encuentra ABC S.L.
• Tolerancia a erratas — con coincidencia mínima del 50 % de los caracteres

Centro

Si el cliente tiene varios centros y el nombre de la carpeta coincide con la calle o ciudad de un centro, la aplicación lo asigna automáticamente.

Limitaciones

Sugerencia: Si su archivo es demasiado grande, divídalo por años o clientes y súbalo en varios lotes.

Lo que la aplicación ignora

• Archivos ocultos (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Carpetas __MACOSX, .git, .svn
• Enlaces simbólicos
• Archivos con formato no admitido (p. ej. .zip dentro de ZIP, .exe, .txt)

Paso 1: Subir el archivo ZIP

1. Abra la página Integraciones y haga clic en Importar en la tarjeta Importación ZIP
2. Arrastre el archivo ZIP a la zona resaltada o haga clic y selecciónelo
3. La aplicación comprueba:
   • Que el archivo es un ZIP válido
   • Que no supera los 100 MB
   • Que no contiene contenido peligroso

Si la validación es correcta, la aplicación inicia el análisis.

Paso 2: Análisis de la estructura

Durante el análisis la aplicación:

• Descomprime el ZIP en una carpeta temporal
• Recorre cada archivo e intenta reconocer cliente, tipo, periodo y centro
• Comprueba si ya existe un documento con el mismo nombre para el mismo cliente (duplicado)

Con cientos de archivos, el análisis puede tardar decenas de segundos. No abandone la página.

Paso 3: Mapeo de documentos

Tras el análisis verá una vista general agrupada por cliente y periodo.

Estados de los archivos

La etiqueta muestra también el porcentaje de confianza del reconocimiento.

Vista jerárquica

Los archivos están agrupados:

1. Por cliente — haga clic en el nombre del cliente para plegar/desplegar sus archivos
2. Por periodo dentro del cliente — para orientarse rápidamente

Los archivos sin asignar aparecen bajo la cabecera Sin cliente.

Edición de un documento

En cada archivo puede modificar:

A través de Configuración avanzada abrirá:

• Visible en el portal — el cliente verá el documento en su portal
• Válido desde / hasta — para documentos con caducidad (FDS, certificados)
• Accesible para roles — cuando elija visibilidad „Roles”
• Notas — comentario interno

Sugerencia: El botón Restablecer devuelve los valores sugeridos automáticamente por la aplicación.

Arrastrar y soltar — mover entre clientes

Puede arrastrar un archivo desde el asa de la izquierda (⋮⋮) y soltarlo en el grupo de otro cliente o periodo. Tras moverlo, el campo Cliente o Periodo se actualiza automáticamente y la aplicación le avisa.

Acciones masivas

• Búsqueda — filtro por nombre de archivo o cliente
• Importar seleccionados / Saltar seleccionados — acción rápida sobre todas las filas marcadas
• Casillas — elija a qué archivos se aplicará la acción masiva

Resolución de duplicados

Si un archivo tiene el estado Duplicado, tiene tres opciones:

Atención: Con Sobrescribir se pierde el archivo original (incluyendo referencias en los protocolos). Si no está seguro, prefiera Importar y resuelva el duplicado más tarde en Documentos.

Archivos sin cliente

Si la aplicación no puede asignar un cliente y usted no lo establece manualmente, el documento se guarda bajo su perfil. Es útil, por ejemplo, para sus certificados o licencias personales. Antes de importar, la aplicación le muestra una lista de estos archivos y pide confirmación.

Paso 4: Iniciar la importación

En la barra inferior verá el resumen:

• Seleccionados — cuántos archivos están marcados
• A importar — cuántos se subirán como nuevos
• A sobrescribir — cuántos reemplazarán a los existentes
• Saltados — cuántos no se importarán
• Sin cliente — cuántos se guardarán bajo su perfil

Tras hacer clic en Importar X documentos la aplicación:

1. Pide confirmación
2. Procesa los archivos en lotes de 10 — verá el progreso en porcentaje y conteos (Subido / Sobrescrito / Saltado)
3. Al terminar muestra un resumen con los errores que hayan podido producirse

Sugerencia: En importaciones grandes, no cierre la página hasta que la importación termine.

Tras la importación

• Encontrará los documentos en Documentos y en el detalle del cliente/material
• La acción se registra en la auditoría (quién, cuándo, cuántos archivos)
• Si marcó algunos archivos como Visibles en el portal, el cliente los verá de inmediato

Errores más frecuentes al importar

Consejos para una importación con éxito

Consejo 1: Antes de la primera importación grande, pruebe con 5-10 archivos para ver cómo la aplicación reconoce la estructura.

Consejo 2: No necesita quitar los acentos de los nombres de carpetas — la aplicación maneja Bečová y Becova por igual.

Consejo 3: Si importa fichas de datos de seguridad, use una carpeta llamada FDS como raíz — todos los archivos recibirán el tipo correcto.

Consejo 4: Para informes mensuales, nombre las carpetas en formato YYYY-MM (p. ej. 2026-03) — la aplicación asignará el periodo automáticamente.

Consejo 5: En caso de duda, use Restablecer — devolverá los valores sugeridos automáticamente.

Páginas relacionadas

• Visión general de integraciones — otros modos de importar
• Gestión de documentos — dónde se guardan los documentos importados
• Base de datos de clientes — para que la aplicación reconozca a un cliente, debe existir en la base de datos