Invitar a un cliente al portal

¿Su cliente quiere consultar protocolos de trabajos realizados o necesita acceso a fichas de datos de seguridad (FDS)? Cree el acceso al portal de cliente directamente desde su ficha en la aplicación.

Qué verá el cliente en el portal

Después de iniciar sesión, el cliente tiene acceso a:

• Resumen (Dashboard) - acciones rápidas y tarjetas de empresas asignadas con número de protocolos
• Protocolos - todos los protocolos realizados en sus sedes con opción de descargar PDF
• Documentos - fichas de datos de seguridad (FDS), certificados y otros documentos marcados como visibles en el portal
• Mis datos - datos de la empresa, contactos y lista de sedes con acceso al detalle de cada una
• Detalle de sede - protocolos y documentos de una sede concreta, datos de contacto, horario de apertura y enlace al mapa

El cliente ve solo los datos de sus propias empresas y sedes. No tiene acceso a datos de otros clientes ni a funciones internas de la aplicación. Si el cliente tiene acceso limitado a sedes concretas (consulte Acceso por sedes), verá solo esas sedes y sus datos.

Nota: Para más detalles sobre lo que ve el cliente en el portal, consulte el resumen del portal de cliente, los documentos y la sección Mis datos.

Quién puede invitar clientes

Invitar a un cliente requiere un permiso configurado por el administrador. Si no ve el botón Invitar, contacte con el administrador.

Cómo invitar a un cliente

Paso 1: Abra el detalle del cliente

Vaya al detalle del cliente al que quiere crear acceso.

Paso 2: Busque la tarjeta “Acceso al portal”

En la página de detalle del cliente está la tarjeta Acceso al portal. Muestra el estado actual:

• Si el cliente aún no tiene acceso - verá el mensaje “El cliente no tiene acceso al portal” y el botón Invitar
• Si ya tiene una cuenta - verá la lista de usuarios asignados con su email, nombre y fecha del último inicio de sesión

Tarjeta de acceso al portalDesktop

Paso 3: Haga clic en “Invitar”

Se abre un diálogo para elegir la dirección de email.

Paso 4: Elija el email

Diálogo de invitaciónDesktop

Tiene tres opciones:

Consejo: Si la persona de contacto del cliente prefiere otro email distinto del indicado en la ficha del cliente, elija Otro email e introduzca la dirección requerida.

Paso 5: Envíe la invitación

Haga clic en Enviar invitación. La aplicación:

1. Crea una cuenta para el cliente, si todavía no existe
2. Envía un email con un enlace para establecer la contraseña

Después de enviar la invitación, el cliente tiene acceso a todas las sedes de esa empresa. Si necesita limitar el acceso solo a sedes seleccionadas, consulte la sección Acceso por sedes más abajo.

Alternativa: Crear acceso desde la gestión de usuarios

Si necesita configurar desde la creación a qué sedes tendrá acceso el cliente, use la página Usuarios en lugar del botón Invitar:

1. Vaya a Usuarios en el menú de la aplicación
2. Haga clic en Añadir usuario del portal
3. Complete nombre, apellidos y email
4. En Clientes asignados, seleccione las empresas
5. En Acceso a sedes (opcional), seleccione sedes concretas
6. Guarde

Este método permite configurar acceso granular a sedes al crear la cuenta, evitando una edición posterior.

Cuándo usar cada método:

• Invitar (desde el detalle del cliente) — invitación rápida con acceso a todas las sedes de la empresa
• Usuarios (gestión de usuarios) — cuando necesita limitar el acceso a sedes concretas desde el principio o asignar varias empresas a la vez

Qué recibe el cliente

El cliente recibe un email con el asunto “Invitación al portal de cliente” que contiene:

• Texto de bienvenida con el nombre de su empresa
• Botón Activar cuenta - enlace para establecer la contraseña

Al hacer clic en el enlace, el cliente establece su contraseña y puede iniciar sesión en el portal.

Nota: El enlace de activación tiene límite de tiempo. Si el cliente no lo utiliza a tiempo, puede enviar uno nuevo desde gestión de usuarios (restablecimiento de contraseña).

Qué ve el cliente después de iniciar sesión

Resumen (Dashboard)

En la pantalla inicial, el cliente ve:

• Acciones rápidas - cuatro tarjetas: Todos los protocolos, Documentos (con número), Mis datos, Mis empresas
• Tarjetas de empresas - para cada empresa asignada: nombre, identificación de empresa, número de protocolos, fecha del último protocolo y botón “Todos los protocolos”

Si el cliente tiene solo una empresa asignada, se muestra una tarjeta. Si tiene varias, se muestra una tarjeta por cada una.

Mis datos

En la sección Mis datos, el cliente ve:

• Datos de la empresa - nombre, ID de empresa, ID fiscal, ID de IVA, persona de contacto
• Datos de contacto - email, teléfono, email para protocolos (con posibilidad de editar emails)
• Lista de sedes - tarjetas de sedes clicables con dirección, persona de contacto y teléfono
• Últimos protocolos - los últimos 5 protocolos con enlace a la lista completa

Si el cliente tiene varias empresas asignadas, en el encabezado aparece un selector de empresa (desplegable).

Detalle de sede

Al hacer clic en una sede en la sección Mis datos, se abre el detalle de la sede, donde el cliente encontrará:

• Estadísticas - número de protocolos y documentos de esa sede
• Información de la sede - dirección con enlace al mapa, persona de contacto, teléfono, email, horario de apertura, nota
• Documentos de la sede - FDS, certificados, mapas y otros documentos asignados a esa sede, solo si están marcados como visibles en el portal
• Protocolos de la sede - lista de protocolos realizados en esa dirección concreta

Esta separación es útil especialmente para clientes con varias sedes — cada persona de contacto puede ver protocolos y documentos solo de su sede.

Documentos

En la página Documentos, el cliente ve una tabla clara de todos los documentos disponibles (FDS y otros) agrupados por material. La tabla se puede filtrar por nombre de material o tipo de documento. Al hacer clic en el icono del ojo se abre la vista previa del documento.

Acceso por sedes

Acceso estándar (todas las sedes)

Cuando invita a un cliente con el botón Invitar en el detalle del cliente, obtiene acceso a todas las sedes de esa empresa. En el portal verá:

• Todas las sedes (direcciones) del cliente
• Protocolos de todas las sedes
• Documentos asignados a todas las sedes

Esto es adecuado para propietarios de empresa o personas responsables de toda la compañía.

Restricción de acceso por sedes

Si el cliente tiene varias sedes y necesita que una persona de contacto vea solo los datos de su sede, puede limitar el acceso.

Configure la restricción desde gestión de usuarios:

1. Vaya a Usuarios
2. Busque el usuario del portal y haga clic en el icono de edición (lápiz)
3. En Acceso a sedes (marcado como “opcional”), seleccione sedes concretas:
   • Haga clic en el campo “Añadir sede…” y elija la sede requerida
   • Las sedes seleccionadas aparecen como chips que puede eliminar individualmente
   • Si deja el campo vacío, el usuario tiene acceso a todas las sedes de las empresas asignadas
4. Guarde los cambios

Qué afecta la restricción:

Un usuario con acceso restringido verá en el portal solo:

• Sedes — en la sección Mis datos se muestran solo las sedes seleccionadas
• Protocolos — solo protocolos realizados en las sedes seleccionadas
• Documentos de sede — en el detalle de la sede, solo documentos asignados a las sedes seleccionadas

Ejemplo: La empresa “ABC s.r.o.” tiene 5 sedes. El responsable de la sede Košice necesita ver solo protocolos y documentos de Košice. Cree su cuenta y asigne solo la sede “Košice” desde gestión de usuarios. En el portal verá solo el detalle, los protocolos y los documentos de la sede Košice.

Consejo: Si más adelante necesita cambiar el alcance del acceso (añadir o quitar sedes), hágalo de la misma forma editando el usuario en gestión de usuarios. Para recuperar el acceso a todas las sedes, elimine simplemente todas las sedes seleccionadas.

Nota: La página principal Documentos muestra FDS según materiales utilizados en protocolos de los últimos 24 meses. Los documentos de una sede concreta se gestionan en el detalle de la sede.

Gestión de acceso

Añadir otro usuario

Un cliente puede tener hasta 5 usuarios del portal. Si el cliente ya tiene al menos una cuenta, el botón cambia a Añadir y entre paréntesis verá el estado actual, por ejemplo “2/5”.

Esto es útil si:

• Varias personas de la misma empresa necesitan acceso
• Cada sede tiene una persona de contacto distinta - cree una cuenta separada para cada una y limite el acceso a la sede correspondiente

Desconectar un usuario

Si el cliente ya no debe tener acceso:

1. En la tarjeta Acceso al portal, busque el usuario
2. Haga clic en el botón de desconexión (icono de cadena)
3. Confirme en el diálogo

El usuario perderá acceso a los datos de este cliente. Si no tiene otros clientes asignados, su cuenta se eliminará automáticamente.

Nota: Desconectar requiere permiso para gestionar clientes. Si no ve el icono, contacte con el administrador.

Un usuario, varias empresas

Si su cliente posee varias empresas, una cuenta del portal puede asignarse a varios registros de cliente. Después de iniciar sesión, verá en el portal las tarjetas de todas las empresas asignadas.

Puede asignar clientes adicionales desde gestión de usuarios.

Resolución de problemas

El cliente no recibió el email

• Pida al cliente que revise la carpeta spam / correo no deseado
• Compruebe que la dirección de email sea correcta
• Intente enviar la invitación de nuevo

El cliente olvidó la contraseña

En gestión de usuarios, busque el usuario del cliente y haga clic en el icono de llave (restablecer contraseña). Se enviará un nuevo enlace a su email.

El cliente no ve una empresa

El cliente solo ve empresas a las que está asignado. Si falta alguna, abra el detalle de esa empresa e invítelo, o asígnele la empresa desde gestión de usuarios.

El cliente no ve una sede

Si el usuario tiene acceso limitado a sedes concretas, no verá las demás. Revise y modifique la lista de sedes asignadas en gestión de usuarios editando el usuario.

El cliente no ve documentos

En el portal, el cliente ve solo documentos que están marcados como visibles en el portal. Si el cliente no ve un documento esperado:

• Compruebe que esté activada la opción Visible en el portal en el documento al subirlo o editarlo
• Verifique que el documento esté asignado a la sede correcta o configurado para “todas las sedes” del cliente
• Los documentos de tipo FDS aparecen automáticamente en la página Documentos si los materiales se usaron en protocolos de los últimos 24 meses

Consejos

Consejo: Envíe la invitación cuando ya exista al menos un protocolo para el cliente. Un portal con datos es más útil que un portal vacío.

Consejo: En empresas grandes con varias sedes, valore si conviene dar a una persona acceso a todas las sedes o crear una cuenta separada para la persona de contacto de cada sede con acceso limitado.

Consejo: Después de enviar la invitación, puede llamar al cliente y pedirle que revise su email. Así reduce el riesgo de que la invitación se pierda en spam.