Configuración del protocolo
La pestaña Protocolo permite configurar la numeración de protocolos, el aspecto de los documentos PDF y el proceso de aprobación.
Acceso
- Abra Configuración (en el panel izquierdo en desktop o mediante Más en mobile)
- Haga clic en la pestaña Protocolo
Numeración de protocolos
Cada protocolo recibe automáticamente un número único en formato PREFIJO-AÑO-SECUENCIA.
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Prefijo del número de protocolo | Texto antes del número de protocolo | ”DDD”, “P”, “ABC” |
Ejemplo de numeración:
- Prefijo:
DDD→ Número de protocolo:DDD-2026-000001,DDD-2026-000002, … - Sin prefijo → Número de protocolo:
2026-000001,2026-000002, …
El año se completa automáticamente según el año actual. La secuencia se reinicia al comienzo de cada año.
Plantilla PDF
Configuración del aspecto del documento PDF generado.
Textos en el documento
| Campo | Descripción | Dónde aparece |
|---|---|---|
| Fuente para PDF | Tipografía usada en todo el PDF (con vista previa) | En todo el documento |
| Título principal del protocolo | Nombre principal del documento | En la parte superior de la primera página |
| Subtítulo | Texto bajo el título principal | Debajo del título |
| Texto en el encabezado | Texto repetido | En el encabezado de cada página |
| Declaración de confirmación | Texto antes de las firmas | Encima de la sección de firmas |
| Texto en el pie de página | Texto inferior (máx. 36 caracteres) | En el pie de cada página después de la fecha |
Mostrar en PDF
Los interruptores determinan qué se muestra en el PDF:
| Interruptor | Descripción |
|---|---|
| Logotipo de la empresa | Logo en el encabezado del documento |
| NIF / ID fiscal | Datos de facturación de la empresa en el encabezado |
| Banner de recomendaciones | Banner gráfico junto a la sección de recomendaciones |
| Fecha de creación | Fecha y hora de creación del protocolo |
| Sello | Sello de la empresa junto a las firmas |
| Fecha de firma | Fecha debajo de las firmas |
| Cambios después de la firma en una página aparte | La lista de cambios después de la firma y los anexos tras la reapertura empiezan en una página nueva del PDF. El aviso bajo las firmas se mantiene. Sin cambios después de la firma, el PDF no cambia. |
Nota: El logo y el sello se configuran en la pestaña General. Qué secciones aparecen en el PDF lo determina la pestaña Secciones y visibilidad.
Proceso del protocolo
Esta sección determina cómo pasan los protocolos desde la creación hasta el envío al cliente.
Activar proceso
El interruptor Activar proceso de protocolo activa el flujo de estados:
- Activado — los protocolos pasan por estados: En curso → En revisión → Enviado. Más sobre estados en el detalle del protocolo.
- Desactivado — los protocolos se crean directamente como enviados (uso simple sin revisión)
Consejo: Si trabaja solo o no necesita proceso de revisión, deje el interruptor desactivado. Los protocolos se crearán y enviarán en un solo paso.
Modo de revisión
Si el proceso está activado, elija el modo:
| Modo | Descripción |
|---|---|
| Revisión opcional | El técnico puede enviar el protocolo directamente al cliente O entregarlo primero para revisión |
| Revisión obligatoria | El técnico DEBE entregar el protocolo para revisión. Solo el superior puede enviarlo al cliente |
La revisión obligatoria es adecuada si quiere asegurar que cada protocolo pase por control de calidad antes de que el cliente lo reciba.
Preparación de protocolos por el gerente
El interruptor Preparación de protocolos por el responsable permite el flujo inverso:
- El gerente crea el protocolo y completa datos básicos
- Lo asigna a un técnico
- El técnico termina el protocolo en terreno (materiales, fotos, firmas)
- Lo entrega para revisión o lo envía
Reapertura de protocolos enviados
El interruptor Reapertura de protocolos enviados permite al gerente volver a abrir un protocolo ya enviado para corrección. Después de la modificación se crea una nueva revisión (por ejemplo, „Rev. 1”).
Nota: La reapertura se registra en la línea temporal del protocolo y la versión original permanece en el historial.
Avisos de protocolos inactivos
Si el proceso del protocolo está activado, puede configurar avisos para protocolos en los que no se trabajó durante más tiempo:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Protocolos en curso (días) | Después de cuántos días se marca un protocolo en curso como inactivo |
| Protocolos en revisión (días) | Después de cuántos días se marca un protocolo pendiente de revisión como inactivo |
Los protocolos inactivos se diferencian visualmente en el historial de protocolos para que no los olvide.
El valor 0 significa que los avisos están desactivados.
Consejos para aspecto profesional
- Fuente para PDF: Elija una fuente legible — al seleccionarla verá una vista previa
- Logo: Use PNG con fondo transparente para el mejor resultado
- Sello: Un sello redondo tiene aspecto profesional; recomendamos PNG con fondo transparente
- Título principal del protocolo: Breve y claro (por ejemplo, „Protocolo de servicio realizado”)
- Texto en el pie de página: Datos de contacto o sitio web (máx. 36 caracteres)
Temas relacionados
- Resumen de configuración — logo, sello, datos de empresa
- Secciones y visibilidad — qué secciones aparecen en PDF y validación
- Crear protocolo — cómo crear un protocolo
- Detalle del protocolo — estados y línea temporal