Gestión de documentos
Resumen central de todos los documentos. Gestione fichas de seguridad de materiales, certificados de técnicos, contratos con clientes y mapas de ubicaciones.
Acceso
- 🖥️ Desktop: En el panel izquierdo, haga clic en Documentos
- 📱 Mobile: En la barra inferior, toque Más → Documentos
Vista de documentos
En la parte superior de la página puede cambiar entre dos vistas:
| Vista | Cuándo usarla |
|---|---|
| Tabla | Cuando necesita filtrar, ordenar o comparar rápidamente muchos documentos por columnas |
| Carpetas | Cuando quiere recorrer los documentos de forma natural por tipo, cliente o periodo |
Vista de tabla
La tabla es adecuada para gestionar una mayor cantidad de documentos. Muestra nombre, tipo, asignación, visibilidad, validez y acciones disponibles. Puede ajustar las columnas visibles según necesite.
Vista de carpetas
Las carpetas agrupan documentos en una estructura clara:
- Tipo de documento
- Entidad asignada, por ejemplo cliente o material
- Periodo, si el documento lo tiene
- Archivos
En la parte superior de la vista de carpetas se muestra la ruta de vuelta. Al hacer clic en una parte de la ruta, volverá al nivel superior. Los mismos filtros que en la tabla también se aplican a las carpetas.
A qué pertenece el documento (entidad)
Cada documento se asigna a una entidad:
| Entidad | Ejemplos de documentos |
|---|---|
| Material | Fichas de seguridad, certificados de productos |
| Cliente | Contratos, mapas de ubicaciones |
| Usuario | Certificados de técnicos, licencias |
| Protocolo | Adjuntos del protocolo |
Tipos de documento
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Ficha de seguridad | Fichas de datos de seguridad de materiales |
| Certificado | Certificados de la empresa o de técnicos |
| Acreditación | Acreditación de cualificación profesional |
| Licencia | Permisos para realizar actividades |
| Contrato | Contratos con clientes |
| Seguro | Pólizas de seguro |
| Mapa | Mapas de situación de ubicaciones |
| Adjunto | Adjuntos generales |
| Otros | Otros documentos |
Quién ve el documento
Cada documento tiene dos ajustes de visibilidad independientes.
Visibilidad interna
Quién de sus compañeros puede ver el documento:
| Ajuste | Quién lo ve |
|---|---|
| Todos | Todos los usuarios conectados |
| Gestión | Solo gestores y administradores |
| Roles | Solo roles seleccionados, por ejemplo técnicos |
| Privado | Solo quien lo subió y administradores |
Visibilidad del portal
Es independiente de la visibilidad interna y determina si el cliente verá el documento en el portal.
| Cambiar a | Efecto |
|---|---|
| Activado | El cliente ve el documento en su portal |
| Desactivado | El documento permanece solo interno |
Qué tiene sentido poner a disposición de los clientes:
- ✅ Fichas de seguridad de materiales
- ✅ Mapas de ubicaciones
- ✅ Sus certificados
- ❌ Presupuestos y contratos
- ❌ Notas internas
Asignación a ubicaciones
Solo para documentos asignados a un Cliente. Puede definir si el documento se aplica a toda la empresa o a ubicaciones concretas.
| Alcance | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Sin asignación | Contrato válido para toda la empresa |
| Ubicaciones seleccionadas | Mapa de una ubicación concreta |
| Todas las ubicaciones | Instrucciones de seguridad válidas en todas partes |
Dónde se muestra después
| Alcance | Detalle del cliente | Detalle de la ubicación |
|---|---|---|
| Sin asignación | ✅ | ❌ |
| Ubicaciones seleccionadas | según la configuración | ✅ si está asignada |
| Todas las ubicaciones | según la configuración | ✅ |
Para ubicaciones seleccionadas o todas las ubicaciones puede activar Mostrar en la tarjeta del cliente; el documento también aparecerá en el detalle del cliente.
Filtrado y búsqueda
Puede filtrar documentos por:
- Nombre — búsqueda de texto
- Tipo de entidad — material, cliente, usuario, protocolo
- Tipo de documento — ficha de seguridad, certificado, contrato…
- Visibilidad — todos, gestión, roles, privado
- Validez — expirados, próximos a expirar, válidos
Consejo: Al hacer clic en el encabezado de una columna cambiará la ordenación.
Subida de documentos
Directamente desde la página Documentos
- Haga clic en Subir documento
- Seleccione el tipo de entidad y la entidad concreta
- Suba el archivo
- Complete el nombre y el tipo de documento
- Configure la visibilidad
- Haga clic en Subir
Al editar una entidad
En los diálogos de edición de materiales, clientes o usuarios encontrará la pestaña Documentos, donde puede subir archivos directamente.
Importación masiva desde ZIP
Para migrar un archivo grande, con decenas o cientos de ficheros, use la importación ZIP masiva. La aplicación reconoce cliente, tipo de documento y periodo a partir de la estructura de carpetas.
Edición del documento
Puede editar:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre visible |
| Tipo de documento | Categoría, por ejemplo ficha de seguridad o certificado |
| Entidad | A qué pertenece el documento |
| Visibilidad | Quién puede verlo |
| Visibilidad del portal | Si lo ve el cliente |
| Validez desde/hasta | Fechas de validez |
| Notas | Notas internas |
| Archivo | Posibilidad de sustituir el archivo |
Avisos de expiración
El sistema controla la validez de los documentos:
| Estado | Indicador |
|---|---|
| Expirado | 🔴 Etiqueta roja |
| Expira en 30 días | 🟠 Etiqueta naranja |
| Válido | Sin indicador |
Consejo: El filtro Validez → Expiran pronto muestra los documentos que deben renovarse.
Vista previa y descarga
- PDF — vista previa directamente en la aplicación
- Imágenes — vista en lightbox
- Otros — descarga del archivo
Formatos admitidos
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Páginas relacionadas
- Materiales — fichas de seguridad de materiales
- Detalle del cliente — documentos del cliente
- Documentos en el portal — lo que ve el cliente