Google Calendar
Si su empresa usa Google Calendar para planificar el trabajo, Deratix puede escribir los protocolos planificados también en los calendarios de Google. La oficina sigue planificando las intervenciones en Deratix, pero las fechas pueden aparecer además en el calendario de la empresa o en los calendarios de los técnicos.
Cuándo usar la sincronización
La sincronización resulta útil sobre todo cuando:
- la oficina planifica las visitas en el calendario de protocolos,
- los técnicos siguen su día en Google Calendar,
- la empresa quiere una visión común en un único calendario de empresa,
- necesita que un protocolo planificado llegue a la jornada del técnico sin volver a escribirlo a mano.
Nota: La sincronización es opcional. Si no usa Google Calendar, la planificación de protocolos en Deratix funciona igualmente.
Conectar la cuenta de Google de la empresa
El administrador conecta primero la cuenta de Google cuyos calendarios se van a usar. Tras conectarla, elige el calendario de empresa de destino o los calendarios asignados a los técnicos.
Al desconectar la cuenta puede decidir si los eventos creados por Deratix se quedan en el calendario de Google o deben eliminarse antes de la desconexión.
Dónde sincronizar los protocolos
En el ajuste Dónde sincronizar los protocolos elija uno de los modos:
| Modo | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Solo calendario de la empresa | La empresa quiere un único calendario común para el plan de intervenciones |
| Solo calendarios de los técnicos | Cada técnico debe tener sus intervenciones asignadas en su propio calendario |
| Calendario de la empresa y de los técnicos | La oficina necesita la visión común y los técnicos, además, su propio plan diario |
Si elige un modo con calendarios de técnicos, configurará el calendario de cada técnico. Junto al técnico verá si se usa la cuenta de Google de la empresa o la cuenta personal de Google del técnico.
Calendario personal de Google del técnico
Si el administrador activa la opción Permitir a los técnicos el calendario personal de Google, el técnico puede conectar su propia cuenta de Google en sus ajustes y elegir un calendario para sus protocolos asignados.
El técnico encontrará esta opción en Mis ajustes → Integraciones. Si el administrador no ha permitido los calendarios personales, el técnico verá una explicación de que el calendario personal de Google no está disponible por la configuración de la empresa.
Este ajuste resulta práctico cuando los técnicos ya usan su propio Google Calendar y no quiere cambiarles la forma de seguir su día.
Qué protocolos se escriben
Deratix sincroniza los protocolos planificados según las reglas de la empresa. El administrador puede decidir si se escriben también los protocolos en borrador y los protocolos en revisión.
También hay reglas para los estados finalizados:
- en un protocolo enviado puede conservar el evento, marcarlo como hecho o eliminarlo,
- en un protocolo cancelado puede conservar el evento, marcarlo como cancelado o eliminarlo,
- el evento puede incluir además la instrucción interna para el técnico procedente de la planificación.
Tras conectar la cuenta puede completar retroactivamente los protocolos futuros en el calendario y ejecutar una comprobación de si los eventos de Google Calendar han cambiado entretanto.
A qué prestar atención
- La sincronización requiere una cuenta de Google conectada y un calendario de destino seleccionado.
- Si un técnico no tiene calendario configurado, el comportamiento depende del modo elegido y de las reglas de la empresa.
- Guarde primero los cambios de las reglas. Solo después ejecute el completado manual o la comprobación del calendario.
- El acceso a estos ajustes depende de sus permisos establecidos por el administrador.
Temas relacionados
- Calendario de protocolos — planificación de intervenciones en Deratix
- Intervenciones y revisiones de seguimiento — crear un protocolo de seguimiento tras el envío
- Resumen de integraciones — otras integraciones en Deratix