El técnico envía un protocolo y un día después el responsable descubre que falta una foto o que hay que corregir la cantidad de material. Deratix ahora permite seguir trabajando con un protocolo ya enviado — reabrirlo, devolverlo al técnico para su corrección o dejarlo para revisión antes del envío. Cada una de estas opciones es opcional y la empresa activa solo lo que su flujo de trabajo requiere.
Reapertura y revisiones
Un protocolo enviado se puede reabrir en cualquier momento. El sistema guarda automáticamente el estado original — lo que contenía el protocolo en el momento del envío, incluido el PDF. Gracias a ello, siempre es posible consultar cómo era el protocolo antes de la modificación.
El número de protocolo se mantiene igual, solo se añade la indicación de revisión — por ejemplo Rev. 1, Rev. 2. Tanto para el cliente como para el registro queda claro que se trata del mismo protocolo con una versión corregida.
Al reabrir, el responsable puede indicar el motivo — por ejemplo “completar la documentación fotográfica” o “corregir el consumo de material”. Tras la modificación, el protocolo se reenvía del modo habitual.
Detalle práctico: al reenviarlo, el sistema no exige la firma del cliente como obligatoria. Si el cliente no está presente, el protocolo se puede enviar sin ella — el sistema solo muestra un aviso sobre la firma faltante.
La reapertura se activa en los ajustes. La empresa que no la necesite simplemente deja esta opción desactivada.
Aprobación por el responsable antes de la entrega al cliente
Algunas empresas necesitan que el responsable revise cada protocolo antes de que llegue al cliente. Otras prefieren que el técnico envíe el protocolo directamente. Deratix admite ambas opciones y la empresa elige en cualquier momento la que más le convenga.
Control opcional — el técnico puede enviar el protocolo directamente al cliente o enviarlo primero al responsable para su revisión. La decisión es suya.
Control obligatorio — el técnico envía el protocolo “para revisión” y el responsable lo aprueba y lo envía al cliente, o lo devuelve al técnico con una nota indicando qué hay que corregir. El técnico ve el protocolo devuelto en la lista con una marca especial y puede editarlo de inmediato.
Todo este proceso se activa con un solo interruptor en los ajustes. Cuando está desactivado, los protocolos se crean y se envían directamente — sin pasos intermedios.
Preparación anticipada del protocolo
En las visitas de servicio programadas, el responsable puede preparar el protocolo antes de que el técnico salga. Rellena el cliente, la dirección, el tipo de trabajo y otros datos conocidos de antemano.
El técnico, ya en el lugar, abre el protocolo preparado, completa los resultados de la intervención y lo envía — para revisión o directamente al cliente, según el modo elegido.
Esta opción también se activa de forma independiente. La empresa donde el técnico crea los protocolos desde cero no necesita utilizarla.
Qué comprueba el sistema antes del envío
Antes de enviar el protocolo, el sistema evalúa si falta algo importante. Se pueden verificar la firma del técnico, la firma del cliente, la documentación fotográfica, las recomendaciones, los materiales, las plagas y la persona de contacto.
Cada una de estas comprobaciones se configura en uno de tres niveles:
- Desactivada — el sistema no verifica ese dato.
- Aviso — el sistema muestra un aviso, pero el envío no se bloquea.
- Obligatoria — el protocolo no se puede enviar hasta que se complete el dato.
La configuración es independiente para técnicos y responsables. Por ejemplo: la empresa exige documentación fotográfica obligatoria al técnico, pero el responsable puede reenviar un protocolo reabierto sin ella.
De forma predeterminada, todas las comprobaciones están desactivadas. La empresa activa solo las que tienen sentido para su trabajo.
Toda la historia en un solo lugar
Cada protocolo contiene una línea temporal con todos los eventos — creación, modificaciones, firma, envío para revisión, devolución, reapertura.
Los cambios se registran dato por dato. Si el técnico, tras la reapertura, modifica la cantidad de material o añade una foto, en el historial se ve exactamente qué cambió y cuándo.
Si los datos del protocolo cambian después de que alguien lo haya firmado, el sistema lo señala y muestra qué campos se han modificado desde la última firma.
Cuando otra persona edita el protocolo, el resto lo ve. El sistema muestra el nombre de quien está editando en ese momento e impide la edición simultánea.
Documentos en carpetas
Además de la vista de tabla existente, se ha añadido la posibilidad de cambiar a una estructura de carpetas. Los documentos se organizan por tipo — FDS, certificados, contratos, planos — y dentro de cada carpeta, por cliente y periodo.
Ambas vistas están disponibles y se cambia entre ellas con un solo clic. Si en algún nivel de carpetas solo hay un elemento, el sistema lo salta automáticamente y muestra directamente el contenido.
En la próxima versión estamos preparando la carga masiva de archivos. En lugar de abrir repetidamente el diálogo para cada documento, será posible seleccionar varios archivos a la vez, asignarles datos comunes — tipo, ubicación, visibilidad en el portal — y cargarlos en un solo paso. Los nombres se rellenan automáticamente a partir de los nombres de archivo y se pueden editar antes de la carga.
Alta rápida de cliente
Al crear un nuevo cliente se puede cambiar a un modo simplificado donde basta con introducir el nombre y la dirección. El resto de datos — correo electrónico, NIF, tipo de cliente — son opcionales o se completan más adelante.
En los ajustes se puede elegir si el correo electrónico será obligatorio también en este modo, y seleccionar una etiqueta que se asigne automáticamente a los clientes creados de esta forma. El formulario completo con todos los campos sigue disponible y se puede cambiar a él en cualquier momento.
Otras mejoras
Planta y número de vivienda en las direcciones — en las direcciones de los clientes se han añadido nuevos campos para la planta y el número de vivienda u oficina. Ambos son opcionales. Si están rellenados, aparecen automáticamente en los protocolos, en el PDF y en los correos electrónicos.
Nueva dirección directamente desde el protocolo — si el cliente aún no tiene una ubicación registrada, pueden añadirla directamente durante la creación del protocolo sin tener que salir del formulario. La persona de contacto se rellena automáticamente con el nombre del cliente y se puede modificar.
Funciones relacionadas
Documentación relacionada
- Creación de protocolo
- Detalle del protocolo
- Historial de protocolos
- Ajustes de protocolo
- Ajustes de secciones
- Gestión de documentos
- Base de datos de clientes
Para concluir
La versión 0.60 amplía el trabajo con protocolos añadiendo control, revisiones y preparación anticipada. Cada una de estas opciones se puede activar o desactivar de forma independiente — la empresa adapta el flujo de trabajo a sus propias necesidades sin tener que cambiar la forma en que trabaja actualmente.
Pueden consultar el resumen completo de cambios en el historial de versiones.
