El plan de visitas de una empresa de control de plagas no es una simple lista de fechas. Cada fecha tiene un cliente, un establecimiento, un técnico, un tipo de trabajo y un resultado que después debe acabar en un protocolo. Cuando estos datos se dispersan entre la aplicación, un calendario y notas internas, el equipo pierde tiempo cuadrando quién va a dónde y qué hay que hacer en el sitio.
Por eso Deratix añadió la posibilidad de planificar protocolos directamente en un calendario y, si hace falta, conectarlos con Google Calendar. La oficina prepara la intervención en Deratix, el técnico recibe un protocolo en borrador y el plan puede escribirse también en el calendario que la empresa o cada técnico usa en su trabajo diario.
El plan se convierte en un protocolo preparado
Planificar es más que guardar una hora. En Deratix elige el cliente, el establecimiento, la fecha, el técnico, el rango horario y el tipo de trabajo. Puede añadir además una instrucción interna para el técnico que permanece visible para el equipo.
Al guardar se crea un protocolo en borrador con fecha futura y la etiqueta Planificado. El técnico lo abrirá más tarde como un protocolo normal, completará el resultado del trabajo, las fotos y las firmas, y lo enviará por el procedimiento habitual. La oficina no prepara un simple recordatorio, sino directamente el registro de trabajo que el técnico continúa sobre el terreno.
Visión de equipo para la oficina y los responsables
El calendario de protocolos es una segunda vista del historial de protocolos. Trabaja con los mismos registros, solo que los muestra por tiempo y por técnicos. Esto importa sobre todo al planificar a varias personas a la vez, cuando no basta con saber que la intervención existe: también hay que ver de quién es y dónde queda hueco.
Hay varias vistas disponibles según cómo esté planificando:
- Semana de equipo muestra a los técnicos en paralelo y ayuda a repartir el trabajo de los próximos días.
- Vista diaria es útil cuando gestiona un día concreto y horas exactas.
- Agenda muestra los protocolos como una lista legible ordenada por días.
- Vista mensual ayuda a revisar un periodo más largo.
En el ordenador, los protocolos en borrador se pueden arrastrar a otra fecha o a otro técnico. Los protocolos en revisión, enviados o cancelados quedan visibles solo para lectura, para que la evidencia terminada no se cambie sin querer durante la planificación.
Google Calendar se adapta al trabajo de la empresa
La sincronización con Google Calendar no sigue un único modelo fijo. El administrador elige si los protocolos se escriben en un calendario de empresa, en los calendarios de cada técnico o en ambos a la vez.
Si la empresa lleva un plan central para la oficina, basta el calendario de empresa. Si los técnicos gestionan su día con más autonomía, tiene sentido enviarles las intervenciones asignadas a sus calendarios de técnico. En equipos grandes, la combinación suele ser lo más práctico: la oficina mantiene la visión común y el técnico lleva consigo su plan diario.
También cuenta la conexión personal del técnico. Si el administrador lo permite, el técnico puede conectar su propio Google Calendar en sus ajustes y elegir dónde se escriben sus intervenciones asignadas. La oficina sigue planificando en Deratix, pero el técnico ve su día también en el calendario que usa habitualmente.
Es una configuración pensada para el futuro. La empresa puede empezar con un calendario de empresa sencillo y pasar más adelante a los calendarios de técnicos o al modelo combinado sin cambiar la forma de crear protocolos.
Las fechas siguen formando parte del flujo de trabajo
Durante la planificación cambian a menudo la hora, el técnico o el orden de las visitas. Por eso el calendario no es una vista pasiva. En los protocolos en borrador puede ajustar la fecha, el rango horario y el técnico, siempre que tenga permiso para ese cambio.
Al mismo tiempo queda claro qué es plan y qué es ya resultado del trabajo. Un protocolo planificado es un registro preparado. El trabajo se confirma solo al completar y enviar el protocolo. Así se mantiene el orden entre lo que está aún en el plan, lo que está en curso y lo que ya se entregó al cliente.
Las visitas de seguimiento vuelven al plan
Al terminar un protocolo puede surgir la necesidad de otra revisión o de una intervención de seguimiento. Tras el envío, Deratix puede preparar un nuevo protocolo de seguimiento con el cliente, la fecha, el técnico y el tipo de trabajo correctos.
Para el equipo de servicio es una diferencia práctica. La revisión periódica no se queda como una nota junto al protocolo terminado: entra en el plan de trabajo, donde la oficina y los técnicos la ven junto con el resto de intervenciones.
Cómo se ve un día normal
Por la mañana, la oficina abre la semana de equipo y ve qué técnicos tienen visitas planificadas. Para un cliente nuevo elige el establecimiento, la hora, el tipo de trabajo y el técnico. Deratix prepara un protocolo en borrador y, según la configuración de la empresa, lo escribe también en Google Calendar.
Durante el día, el técnico abre su plan, pasa al detalle de la intervención y continúa en el protocolo preparado. En el sitio añade el desarrollo real del trabajo, las fotos y las firmas. Si la intervención requiere otra revisión, puede prepararse de inmediato como el siguiente protocolo.
El resultado es un flujo de trabajo más conectado: el plan, el protocolo, el calendario del técnico y la visita de seguimiento se apoyan entre sí.
Si quiere ver dónde encaja esta novedad en el proceso completo, continúe con el protocolo digital, el calendario de protocolos, el historial de protocolos y la creación de un protocolo.
