La inspección pide la ficha de seguridad del insecticida que usó el mes pasado
El técnico abre el protocolo, hace clic en el material y la ficha de datos de seguridad está ahí — en PDF, directamente en la aplicación. Sin buscar en carpetas de papel, sin llamar a la oficina. La ficha de seguridad está vinculada al material y el técnico la tiene disponible siempre, tanto en línea como sin conexión. Cuando el cliente quiere verla, la encuentra directamente en el portal del cliente en los protocolos de los últimos dos años.
Cada documento en el lugar correcto — y solo quien debe verlo puede abrirlo
Una empresa de control de plagas gestiona decenas de documentos: fichas de seguridad de materiales, certificados de competencia de técnicos, seguros, contratos con clientes, mapas de instalaciones. En el sistema de gestión de documentos, cada documento está asignado a donde pertenece — a un material, técnico, cliente o sede específica. Y tiene un nivel de visibilidad establecido: todo el equipo, solo gerencia, roles seleccionados o privado.
- Fichas de seguridad y certificados vinculados directamente a los materiales
- Contratos y pólizas de seguro asignados al cliente o sede específica
- El portal del cliente muestra las fichas de seguridad de los materiales de las últimas intervenciones
El certificado de competencia del técnico vence en un mes — usted lo sabe con anticipación
Cada documento tiene una fecha de vigencia. El sistema distingue con colores entre documentos vigentes, próximos a vencer y vencidos. Usted ve de un vistazo el estado de toda la documentación de la empresa — sin necesidad de llevar registros adicionales en hojas de cálculo o calendario. Cuando vence un certificado, usted ya lleva semanas sabiendo que debe renovarlo.
El mapa del restaurante muestra exactamente dónde están colocadas las trampas
Para clientes con instalaciones complejas — almacenes de varios pisos, cadenas de restaurantes, plantas industriales — se puede adjuntar un mapa de las instalaciones. El mapa está asignado a la sede específica y el técnico lo tiene disponible al prepararse para la intervención. No necesita buscar en correos ni llamar para preguntar dónde están las trampas — la información está directamente en la aplicación.
Cada sede tiene su propia documentación — y también los documentos que aplican a todas
Un cliente con diez sucursales. Algunas tienen contrato propio, algunas un mapa de instalaciones, todas tienen las mismas fichas de seguridad. En el sistema puede asignar documentos a sedes específicas o a todas las sedes de un cliente a la vez. La jerarquía de carpetas le permite navegar por los documentos como en un explorador de archivos — por tipo, por entidad o por período.
El contrato es interno, la ficha de seguridad la ve todo el equipo
No todos los documentos son para todos. Contratos internos y documentación de precios no deben ser visibles para el técnico en campo. El certificado del técnico puede ser útil para toda la empresa. La ficha de seguridad debe estar disponible para cualquiera que trabaje con el material. Para cada documento configura quién puede acceder a él — todo el equipo, solo la gerencia, roles seleccionados o solo usted. De forma independiente decide si el documento se mostrará también al cliente en el portal. La visibilidad empresarial y la del cliente no se mezclan — tiene control total sobre ambas.
Cientos de documentos de clientes en minutos en lugar de días
Cuando asume la documentación de una empresa nueva o migra datos desde el disco, a menudo tiene cientos de archivos organizados en carpetas por cliente. En lugar de cargarlos uno por uno, sube todo el archivo ZIP de una vez. La aplicación reconoce los nombres de las carpetas como nombres de clientes, identifica el tipo de documento (ficha de seguridad, certificado, licencia, permiso, cualificación) por el nombre del archivo y detecta también el período - mes y año. Antes de guardar ve una vista previa con la probabilidad de coincidencia para cada archivo y puede ajustar las asignaciones manualmente. Los duplicados se detectan automáticamente para que no guarde el mismo documento dos veces.
- Detección automática del cliente desde la estructura de carpetas del archivo ZIP
- Reconocimiento del tipo de documento por el nombre del archivo (ficha de seguridad, certificado, licencia...)
- Detección del período (mes/año) por nombres de carpetas y archivos
- Vista previa con probabilidad de coincidencia y opción de ajuste manual antes de guardar
- Detección automática de duplicados a nivel de cliente y usuario
Los documentos antiguos no se pierden, pero tampoco generan desorden
Un contrato antiguo, un certificado original o un adjunto reemplazado — a veces no los necesita todos los días, pero no quiere perderlos. Por eso no tiene que eliminar documentos para mantener el orden en la lista. Basta con archivarlos — desaparecen de la vista diaria pero se conservan para cuando los necesite. Combinado con el filtrado por tipo, vigencia, autor o visibilidad, siempre tiene un espacio de trabajo limpio y al mismo tiempo la certeza de que el historial de la empresa está seguro.
