El tecnico envia un protocolo y un dia despues el responsable descubre que falta una foto o que hay que corregir la cantidad de material. Deratix ahora permite seguir trabajando con un protocolo ya enviado — reabrirlo, devolverlo al tecnico para su correccion o dejarlo para revision antes del envio. Cada una de estas opciones es opcional y la empresa activa solo lo que su flujo de trabajo requiere.
Reapertura y revisiones
Un protocolo enviado se puede reabrir en cualquier momento. El sistema guarda automaticamente el estado original — lo que contenia el protocolo en el momento del envio, incluido el PDF. Gracias a ello, siempre es posible consultar como era el protocolo antes de la modificacion.
El numero de protocolo se mantiene igual, solo se anade la indicacion de revision — por ejemplo Rev. 1, Rev. 2. Tanto para el cliente como para el registro queda claro que se trata del mismo protocolo con una version corregida.
Al reabrir, el responsable puede indicar el motivo — por ejemplo “completar la documentacion fotografica” o “corregir el consumo de material”. Tras la modificacion, el protocolo se reenvia del modo habitual.
Detalle practico: al reenviarlo, el sistema no exige la firma del cliente como obligatoria. Si el cliente no esta presente, el protocolo se puede enviar sin ella — el sistema solo muestra un aviso sobre la firma faltante.
La reapertura se activa en los ajustes. La empresa que no la necesite simplemente deja esta opcion desactivada.
Aprobacion por el responsable antes de la entrega al cliente
Algunas empresas necesitan que el responsable revise cada protocolo antes de que llegue al cliente. Otras prefieren que el tecnico envie el protocolo directamente. Deratix admite ambas opciones y la empresa elige en cualquier momento la que mas le convenga.
Control opcional — el tecnico puede enviar el protocolo directamente al cliente o enviarlo primero al responsable para su revision. La decision es suya.
Control obligatorio — el tecnico envia el protocolo “para revision” y el responsable lo aprueba y lo envia al cliente, o lo devuelve al tecnico con una nota indicando que hay que corregir. El tecnico ve el protocolo devuelto en la lista con una marca especial y puede editarlo de inmediato.
Todo este proceso se activa con un solo interruptor en los ajustes. Cuando esta desactivado, los protocolos se crean y se envian directamente — sin pasos intermedios.
Preparacion anticipada del protocolo
En las visitas de servicio programadas, el responsable puede preparar el protocolo antes de que el tecnico salga. Rellena el cliente, la direccion, el tipo de trabajo y otros datos conocidos de antemano.
El tecnico, ya en el lugar, abre el protocolo preparado, completa los resultados de la intervencion y lo envia — para revision o directamente al cliente, segun el modo elegido.
Esta opcion tambien se activa de forma independiente. La empresa donde el tecnico crea los protocolos desde cero no necesita utilizarla.
Que comprueba el sistema antes del envio
Antes de enviar el protocolo, el sistema evalua si falta algo importante. Se pueden verificar la firma del tecnico, la firma del cliente, la documentacion fotografica, las recomendaciones, los materiales, las plagas y la persona de contacto.
Cada una de estas comprobaciones se configura en uno de tres niveles:
- Desactivada — el sistema no verifica ese dato.
- Aviso — el sistema muestra un aviso, pero el envio no se bloquea.
- Obligatoria — el protocolo no se puede enviar hasta que se complete el dato.
La configuracion es independiente para tecnicos y responsables. Por ejemplo: la empresa exige documentacion fotografica obligatoria al tecnico, pero el responsable puede reenviar un protocolo reabierto sin ella.
De forma predeterminada, todas las comprobaciones estan desactivadas. La empresa activa solo las que tienen sentido para su trabajo.
Toda la historia en un solo lugar
Cada protocolo contiene una linea temporal con todos los eventos — creacion, modificaciones, firma, envio para revision, devolucion, reapertura.
Los cambios se registran dato por dato. Si el tecnico, tras la reapertura, modifica la cantidad de material o anade una foto, en el historial se ve exactamente que cambio y cuando.
Si los datos del protocolo cambian despues de que alguien lo haya firmado, el sistema lo senala y muestra que campos se han modificado desde la ultima firma.
Cuando otra persona edita el protocolo, el resto lo ve. El sistema muestra el nombre de quien esta editando en ese momento e impide la edicion simultanea.
Documentos en carpetas
Ademas de la vista de tabla existente, se ha anadido la posibilidad de cambiar a una estructura de carpetas. Los documentos se organizan por tipo — FDS, certificados, contratos, planos — y dentro de cada carpeta, por cliente y periodo.
Ambas vistas estan disponibles y se cambia entre ellas con un solo clic. Si en algun nivel de carpetas solo hay un elemento, el sistema lo salta automaticamente y muestra directamente el contenido.
En la proxima version estamos preparando la carga masiva de archivos. En lugar de abrir repetidamente el dialogo para cada documento, sera posible seleccionar varios archivos a la vez, asignarles datos comunes — tipo, centro de trabajo, visibilidad en el portal — y cargarlos en un solo paso. Los nombres se rellenan automaticamente a partir de los nombres de archivo y se pueden editar antes de la carga.
Alta rapida de cliente
Al crear un nuevo cliente se puede cambiar a un modo simplificado donde basta con introducir el nombre y la direccion. El resto de datos — correo electronico, NIF, tipo de cliente — son opcionales o se completan mas adelante.
En los ajustes se puede elegir si el correo electronico sera obligatorio tambien en este modo, y seleccionar una etiqueta que se asigne automaticamente a los clientes creados de esta forma. El formulario completo con todos los campos sigue disponible y se puede cambiar a el en cualquier momento.
Otras mejoras
Planta y numero de vivienda en las direcciones — en las direcciones de los clientes se han anadido nuevos campos para la planta y el numero de vivienda u oficina. Ambos son opcionales. Si estan rellenados, aparecen automaticamente en los protocolos, en el PDF y en los correos electronicos.
Nueva direccion directamente desde el protocolo — si el cliente aun no tiene un centro de trabajo registrado, pueden anadirlo directamente durante la creacion del protocolo sin tener que salir del formulario. La persona de contacto se rellena automaticamente con el nombre del cliente y se puede modificar.
Funciones relacionadas
Documentacion relacionada
- Creacion de protocolo
- Detalle del protocolo
- Historial de protocolos
- Ajustes de protocolo
- Ajustes de secciones
- Gestion de documentos
- Base de datos de clientes
Para concluir
La version 0.60 amplia el trabajo con protocolos anadiendo control, revisiones y preparacion anticipada. Cada una de estas opciones se puede activar o desactivar de forma independiente — la empresa adapta el flujo de trabajo a sus propias necesidades sin tener que cambiar la forma en que trabaja actualmente.
Pueden consultar el resumen completo de cambios en el historial de versiones.
