Las FDS, contratos, planos y certificados se dispersan rápidamente por varios lugares dentro de una empresa. Algo está en un correo electrónico, algo en el disco compartido, algo lo tiene guardado un compañero y algo solo se busca cuando el cliente o una inspección lo necesita en ese momento.
La gestión de documentos en Deratix reúne todos estos materiales en un solo lugar y los vincula con clientes, establecimientos, materiales y el portal del cliente. En la práctica, esto significa menos búsquedas, menos reenvío de archivos adjuntos y mayor seguridad de que abre exactamente lo que necesita en cada momento.
Cuando cada documento está en el lugar correcto
El mayor valor no reside en tener otra lista de archivos. Lo importante es poder asignar un documento exactamente donde corresponde.
- A un material pertenece, por ejemplo, una FDS o un certificado de producto.
- A un cliente pertenece un contrato o un documento general aplicable a toda la empresa.
- A un establecimiento concreto se puede asignar un plano, croquis u otro documento que solo es relevante para esa ubicación.
- A un usuario pertenecen los certificados de competencia y las autorizaciones.
- A un protocolo se puede adjuntar un archivo directamente al servicio realizado.
Esa es la diferencia entre que un documento exista en algún lugar y encontrarlo realmente donde uno espera de forma natural.
En los establecimientos, el alcance de validez también importa
Con los documentos de clientes, no basta saber a quién pertenecen. También es importante saber a qué establecimientos aplican. Algunos afectan a toda la empresa, otros solo a un almacén o una sucursal.
Por eso se puede especificar si un documento aplica a un establecimiento, a varios seleccionados o a todos los establecimientos del cliente. Y si tiene sentido, el documento también aparece en la ficha del cliente, de modo que se accede a él desde dos puntos sin necesidad de subirlo dos veces.
Esto resulta especialmente práctico para planos, croquis y materiales de referencia que están vinculados a un lugar concreto y no a la empresa en su conjunto.
El cliente solo ve lo que realmente le corresponde
Muchas empresas se enfrentan a dos necesidades distintas a la vez. Internamente necesitan tener a mano numerosos documentos, pero al cliente solo quieren mostrarle los materiales que le resultan útiles.
Precisamente por eso, cada documento tiene dos niveles de visibilidad independientes:
- visibilidad interna para el equipo,
- visibilidad del portal para el cliente.
En la práctica, esto significa que pueden mantener los documentos internos restringidos a la dirección o a roles específicos, mientras dan acceso al cliente a las FDS, planos de establecimientos o certificados, sin tener que buscar un adjunto y enviarlo por correo cada vez que alguien lo solicita.
Deratix no trata el portal como un elemento secundario. El cliente ve los documentos que se le han compartido. Si tiene varios establecimientos, también puede consultar los documentos vinculados a una ubicación concreta.
Las FDS aparecen en el portal automáticamente según el material utilizado
Cuando un técnico registra un material en el protocolo, el cliente ve después en el portal la FDS correspondiente a lo que realmente se utilizó en sus establecimientos.
Sin embargo, no se muestran todas las FDS de la lista de materiales. Solo aparecen cuando se cumplen ambas condiciones:
- al material en cuestión se le ha subido un documento de tipo FDS
- ese material fue utilizado en un protocolo en los últimos 24 meses
Cuando se cumplen estas condiciones, el cliente tiene las FDS disponibles en el portal, sin búsquedas manuales y sin envíos repetidos de archivos adjuntos.
En la práctica, esto es especialmente relevante cuando el cliente solicita documentación de servicios anteriores, realiza una auditoría interna o necesita acreditar los productos químicos utilizados. En lugar de enviar adjuntos por correo, estas FDS están disponibles directamente en su portal.
La validez de los documentos bajo control
La gestión de documentos no solo ayuda a compartir materiales con el cliente. Es igualmente importante para el orden interno.
En los documentos se puede hacer seguimiento de la validez y filtrar rápidamente:
- lo que ya ha caducado,
- lo que se acerca a su vencimiento,
- lo que sigue vigente.
Esto es especialmente útil para certificados, acreditaciones y autorizaciones. No es necesario esperar a que el problema se manifieste por sí solo. Pueden verificar con antelación qué necesita renovación, y durante una inspección saben de inmediato qué documento está en vigor.
Un ejemplo práctico
Un técnico acude al servicio en un establecimiento de una cadena comercial, y el cliente solicita simultáneamente las FDS de los productos utilizados y el plano del local para una auditoría interna.
Sin documentos organizados, esto suele terminar con el técnico llamando a la oficina, la oficina rebuscando en carpetas antiguas y el cliente esperando. A veces se envía una versión incorrecta o falta el documento para el establecimiento concreto.
Con la gestión de documentos en Deratix, abren el cliente o el establecimiento específico, ven los documentos asignados en contexto y, si es necesario, los comparten a través del portal. El cliente puede encontrarlos después por su cuenta, y el técnico no tiene que ocuparse de tareas administrativas durante la visita.
Lo más importante
La gestión de documentos no ha añadido simplemente otro lugar para subir archivos. Ha aportado orden en cuanto a quién pertenece un documento, quién debe verlo y dónde encontrarlo en el momento adecuado.
Para la oficina significa menos búsquedas y menos reenvío de adjuntos. Para el técnico, menos llamadas durante el servicio. Para el cliente, un acceso más sencillo a los materiales que necesita regularmente de ustedes.
Si desean explorar esta función con más detalle, consulten la gestión de documentos, el detalle del cliente y los documentos en el portal del cliente.
