Tiene en su archivo cientos de fichas de datos de seguridad, contratos con clientes o informes mensuales de años pasados. Los archivos están organizados en carpetas por cliente y mes, solo hay que llevarlos a la aplicación. Subirlos uno a uno sería trabajo de semanas. Tampoco puede pegarlos en bloque desde el disco u otro sistema, porque cada documento necesita saber a qué cliente pertenece, de qué tipo es y de qué periodo procede.

En Deratix se ha incorporado la importación masiva mediante un archivo ZIP. Empaqueta los archivos en un único ZIP, los sube de una vez y la aplicación intenta reconocer por sí misma a dónde pertenece cada documento. Usted solo revisa la vista previa y confirma la importación.

Pantalla inicial de la importación masiva de documentosDesktop

Cuándo tiene sentido

La importación masiva es especialmente útil cuando ya tiene los documentos preparados en otro lugar y quiere trasladarlos sin volver a teclearlos:

Migración desde otro sistema — cuando pasa a Deratix con cientos de archivos organizados en carpetas.
Archivo de fichas de datos de seguridad — todas las FDS de los materiales que utiliza, de una sola vez.
Informes mensuales del cliente — en lugar de subir 30 archivos por año basta con un ZIP.
Planos de los centros — cuando tiene una carpeta con los planos de todos los centros de un cliente.

Para unos pocos documentos sueltos es más rápido subirlos directamente desde la sección Documentos o desde el detalle del cliente — ese procedimiento sigue funcionando igual que antes. La importación ZIP es un complemento para los casos en los que se trata de decenas o cientos de archivos a la vez.

La estructura de carpetas determina la precisión

La aplicación reconoce los documentos a partir de los nombres de carpetas y archivos. Cuanto mejor ordenados estén los archivos antes de empaquetarlos en el ZIP, menos correcciones tendrá que hacer en el mapeo.

La estructura más precisa es por cliente y periodo:

mi-archivo.zip
├── ABC S.L./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── informe-mensual.pdf
│   │   └── fds-racumin.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── informe-mensual.pdf
└── XYZ S.A./
    └── 2026-03/
        └── informe-mensual.pdf

A partir de una estructura así, la aplicación reconoce:

Cliente por el nombre de la carpeta — lo compara con su base de datos de clientes. Funciona también sin acentos, sin forma jurídica y tolera erratas.
Periodo en formato año-mes. También entiende notaciones como „marzo 2026”, „2026-03” o „03/2026”.
Tipo de documento según las palabras clave del nombre: fichas de datos de seguridad, certificados, contratos, planos, seguros, licencias, certificaciones, informes. Si no reconoce el tipo, usa „Otros” y usted puede ajustarlo en la vista previa.

Si el cliente tiene varios centros y en la ruta aparece el nombre de una calle o ciudad, la aplicación asigna el archivo al centro correcto. Conserva su propia forma de nombrar las carpetas — no hace falta reorganizar nada, solo comprobar que los nombres encajan aproximadamente con lo que tiene en la base de datos.

Vista previa antes de importar, sin ir a ciegas

Tras subir el ZIP, la aplicación descomprime el archivo y prepara una propuesta de mapeo para cada documento: a qué cliente pertenece, de qué tipo es y de qué periodo procede. En cada fila hay un indicador de color que muestra el nivel de confianza:

Asignado — se ha encontrado coincidencia con un cliente y el tipo está reconocido.
Parcialmente asignado — algo encaja, pero al menos un dato falta.
No asignado — no se ha podido vincular un cliente, hay que elegirlo manualmente.
Duplicado — ya existe un documento con el mismo nombre para ese cliente, por lo que la aplicación no lo subirá.

Tarjeta de importación masiva en la sección IntegracionesDesktop

Así no confirma la importación a ciegas. Antes de guardar ve una lista de archivos con su estado: „esto se guardará, esto habrá que corregirlo, esto ya está en el sistema”. Sin „a ver si sale bien” — tiene una imagen concreta de lo que va a ocurrir antes de hacer clic en Importar.

Si el sistema se equivoca, lo corrige en un momento

La heurística funciona bien con archivos ordenados, pero la realidad suele ser más variada. Alguien nombra una carpeta con una abreviatura, otro mezcla varios clientes en una misma carpeta, otro no incluye el año. En la vista previa puede editar directamente la asignación de cada archivo: cambiar el cliente, el centro, el tipo de documento, el periodo y la visibilidad. También puede arrastrar los archivos con el ratón entre clientes.

Desde el punto de vista de la empresa, esto es más importante que la detección automática en sí. La aplicación hace la primera pasada, usted completa el resto y mantiene el control sobre cómo se clasifican los documentos.

La importación masiva no es solo para el administrador

Con la versión 0.61.0 se ha añadido un nivel de permiso propio para la gestión de documentos. Una persona con rol de gerente que tenga este nivel activado puede usar la importación masiva y la subida clásica sin necesidad de esperar al administrador. Antes, todo lo que había en la sección Integraciones estaba vinculado únicamente al acceso de administrador.

Es una configuración que la propia empresa gestiona — a quién dar este nivel y a quién no. Los roles y accesos existentes no cambian, solo se añade la posibilidad de ampliarlos a más personas del equipo.

Ejemplo práctico: un archivo del disco en una tarde

Imagine que toma el relevo del trabajo de un compañero. En el disco hay una carpeta Documentos 2024-2025 con 14 subcarpetas con nombres de clientes. En cada una de ellas hay informes mensuales, algunas fichas de datos de seguridad y, en algunos casos, también un plano del centro.

Empaqueta toda la carpeta en un ZIP, abre en Deratix la sección Integraciones y hace clic en la tarjeta Importación ZIP. Sube el ZIP, la aplicación lo descomprime y, después de unos segundos, tiene delante 240 filas con la propuesta de mapeo.

La mayoría están en verde — los clientes se han vinculado, los tipos cuadran, los periodos también. Unas 30 filas están en naranja — en ellas hay que completar el periodo o revisar el cliente. Algunos archivos aparecen marcados como „duplicado” — esos ya los tiene en el sistema y la aplicación no los sobrescribirá. Repasa los naranjas, corrige lo necesario y confirma la importación.

En unos pocos minutos tiene en la aplicación un archivo listo que de forma manual habría llevado días.