En muchas empresas, las anotaciones importantes siguen existiendo solo en la cabeza de alguien, en un correo antiguo o en una nota interna aparte. Resulta dificil distinguir que requiere atencion inmediata, que espera a la facturacion y donde se repite un problema.
Las etiquetas en Deratix asignan a estas situaciones una marca sencilla directamente en el sistema. Se etiqueta un cliente o protocolo segun la logica propia de la empresa y se ve de inmediato en el listado que es lo importante.
Cuando lo importante deja de existir solo en la cabeza
La mayor ventaja de las etiquetas es que la empresa puede marcar sus propias situaciones con sus propias palabras. No es necesario adaptarse a la logica ajena de un sistema. Se marca exactamente lo que tiene sentido en la operativa diaria.
- Para facturar en protocolos que la contabilidad necesita localizar rapidamente.
- Cliente VIP para clientes con los que se desea mantener un estandar de servicio mas alto.
- Reclamacion o Problema recurrente donde es necesario volver sobre el tema.
- Para revision en intervenciones que el responsable aun debe verificar.
Estas marcas son practicas precisamente porque no explican el sistema. Explican su trabajo.
El cliente y el protocolo no responden a la misma pregunta
El punto fuerte de esta funcionalidad es que las etiquetas funcionan por separado para clientes y por separado para protocolos. Esto es importante porque no se trata de lo mismo.
Una etiqueta en el cliente comunica algo a largo plazo sobre la relacion o el modo de colaboracion. Por ejemplo, que se trata de un cliente VIP, un socio contractual o un segmento especifico de instalaciones.
Una etiqueta en el protocolo es mas bien una marca de trabajo para una intervencion o registro concreto. Ayuda a distinguir que esta listo para facturar, que requiere revision o donde se repite el mismo problema.
Precisamente esta separacion es lo que hace utiles las etiquetas incluso con un gran numero de clientes. No se mezcla la informacion a largo plazo sobre una empresa con la operativa a corto plazo en torno a una intervencion concreta.
Una etiqueta solo tiene sentido cuando se puede trabajar con ella
La buena noticia no es solo que se pueda guardar una etiqueta en algun sitio. Lo importante es que luego realmente se vea en los listados y se pueda filtrar por ella.
En la practica, esto significa:
- orientacion mas rapida entre clientes y protocolos sin abrir registros uno por uno,
- una vision matutina del trabajo mas clara cuando el equipo filtra solo lo que necesita atencion,
- menos busqueda manual, porque el estado o la prioridad son visibles de inmediato.
Con una base de datos mayor, esta es una diferencia que se nota cada dia. No en teoria, sino al abrir simplemente un listado.
No todos necesitan verlo todo
En muchas empresas, no todas las personas necesitan ver todas las marcas internas. El tecnico no necesita ocuparse de las etiquetas contables, y la contabilidad no tiene por que tener delante todas las notas operativas internas del equipo.
Por eso, en cada etiqueta se puede configurar quien la ve. Puede ser visible para todo el equipo, solo para los responsables o para personas seleccionadas. El resultado es menos desorden visual y una mayor probabilidad de que cada persona preste atencion solo a lo relevante para su trabajo.
Este es exactamente el momento en que una funcion sencilla se convierte en una herramienta practica de trabajo.
Ajustes posteriores
Poco despues del lanzamiento, el trabajo con etiquetas se afino aun mas. La paleta de colores se ajusto para que las etiquetas sean mas legibles incluso durante un uso diario rapido. Es un detalle que sobre el papel no parece gran cosa, pero con un mayor numero de etiquetas supone una diferencia perceptible.
Un ejemplo practico
Imagine un lunes por la manana en la oficina. El responsable necesita ver todo lo marcado como Para revision, la contabilidad quiere extraer los protocolos etiquetados Para facturar y el equipo quiere tener a los clientes comercialmente importantes marcados como Cliente VIP.
Sin etiquetas, esto suele significar abrir registros uno por uno, recordar el contexto y confiar en que alguien lo apunto en algun sitio la semana pasada. Con etiquetas, cada persona accede a su parte del trabajo mas rapido y sin ralentizar al resto del equipo.
Que significa esto para la empresa
Las etiquetas no son interesantes porque haya aparecido un color en el listado. Son importantes porque ayudan a trasladar el orden interno directamente al trabajo diario.
Para el responsable significa una vision mas rapida. Para la oficina, un filtrado mas sencillo. Para los tecnicos, menos ambiguedad sobre que es prioritario. Y para la empresa en su conjunto, menos trabajo que de otro modo quedaria disperso entre la memoria, las notas y los mensajes internos.
Si desea conocer esta funcion con mas detalle, consulte las etiquetas de colores, la gestion de clientes, las etiquetas y la base de datos de clientes.
