Un cliente, tres centros de trabajo y en cada uno una persona diferente. En una dirección se gestiona el servicio, en otra se reciben los protocolos y la tercera tiene su propio número de teléfono y correo electrónico. Si todos estos datos se almacenan de forma genérica a nivel de empresa, tarde o temprano ocurre lo mismo: el técnico llama al número equivocado, la oficina envía el protocolo a un correo incorrecto y alguien tiene que corregirlo manualmente.
Por eso Deratix ha acercado la gestión de centros de trabajo a la realidad. Cada dirección puede tener su propio contacto y, con el tiempo, se ha convertido también en el lugar natural para los protocolos, documentos y demás materiales vinculados a una ubicación concreta.
Cada centro de trabajo puede tener su propio contacto
Este cambio cobra especial sentido en empresas con varias sucursales, almacenes o centros de trabajo. La sede central puede ser una, pero la persona que le recibe, acepta el protocolo o gestiona el servicio suele ser alguien distinto en cada ubicación.
Precisamente por eso, el contacto ya no permanece solo de forma genérica en la ficha del cliente. Se asigna directamente al centro de trabajo donde realmente se necesita en la práctica.
- Menos errores al llamar por teléfono antes de la visita o durante la intervención.
- Datos más precisos en la base de datos de clientes, cuando cada centro de trabajo lleva su propio contacto.
- Mejor organización en clientes de mayor tamaño, donde una sola ficha de empresa no es suficiente.
En el formulario de protocolo se carga automáticamente el contacto correcto
La gran ventaja práctica no reside solo en que los contactos puedan registrarse. Lo importante es que luego se utilizan de forma natural al crear un protocolo.
Cuando en el formulario selecciona un cliente y un centro de trabajo concreto, Deratix carga la persona de contacto, el correo electrónico y el teléfono directamente desde esa dirección. No es necesario reescribirlos manualmente en cada intervención ni preguntarse si en el registro aún figura una persona anterior o un número antiguo.
El centro de trabajo ya no es solo una dirección, sino un contexto de trabajo
Más adelante, la gestión de centros de trabajo se amplió con una vista de detalle del cliente más clara y un trabajo más independiente con cada ubicación. Esto es importante porque, en clientes de mayor tamaño, no basta con saber adónde va el técnico. Es necesario tener reunidos en el centro de trabajo concreto sus protocolos, documentos y demás materiales.
En la práctica, esto significa que ya no se trabaja solo con la ficha de empresa en su conjunto. Se abre una ubicación concreta y se gestiona exactamente lo que corresponde a esa dirección.
Al enviar el protocolo hay menos margen de error
Este cambio no solo ha ayudado con los teléfonos y los nombres. También ha mejorado el propio envío de protocolos.
En la práctica, esto significa:
- el protocolo puede dirigirse al correo electrónico del centro de trabajo, no solo a la dirección genérica de la empresa,
- el correo corporativo también está disponible para el registro interno o la archivación,
- al reenviar se dispone de mejor visibilidad sobre a quién se envió originalmente el protocolo y si los contactos han cambiado desde entonces.
Esto es especialmente importante en clientes donde las direcciones y los contactos cambian con frecuencia. En lugar de que el protocolo acabe silenciosamente en el buzón de la persona equivocada, se tiene mayor control sobre adónde llega realmente.
Un ejemplo práctico
Imagine un cliente con sede central en Madrid, un almacén en Barcelona y una planta de producción en Valencia. El técnico se desplaza al almacén, pero tras la intervención el protocolo debe recibirlo el responsable del centro de trabajo en Barcelona. Al mismo tiempo, la empresa quiere conservar una copia en un correo corporativo compartido.
Sin contactos a nivel de centro de trabajo, es fácil que el técnico llame a la sede central, la oficina envíe el protocolo a la dirección genérica y la persona adecuada lo reciba tarde. Con la nueva solución, se selecciona el centro de trabajo concreto, se cargan los contactos correctos y al enviar se sabe exactamente adónde debe ir el documento.
Lo más importante de este cambio
El mayor beneficio de esta mejora no es que se hayan añadido más campos en el detalle del cliente. Lo importante es que el centro de trabajo deja de ser simplemente una dirección en una lista.
Tiene sus propios contactos, su propia documentación y su propio contexto para el trabajo diario. Esto reduce los pequeños errores cotidianos que innecesariamente consumen tiempo tanto a la oficina como a los técnicos.
Si desea conocer esta función con más detalle, consulte la gestión de clientes, la creación de protocolos, el detalle del cliente y las notificaciones.
