En muchas empresas de DDD, las deficiencias se anotan, pero solo de manera formal. Al final del protocolo aparece una nota, la foto queda en la galería del teléfono y en la siguiente visita hay que volver a averiguar cuál era exactamente el problema y dónde se encontró.
Este tipo de registro es suficiente para el archivo, pero resulta difícil trabajar con él después. Si una deficiencia debe conservar su valor también semanas más tarde, necesita su propio tipo, su propia descripción, sus propias fotos y un lugar donde pueda encontrarse rápidamente.
Una nota general no es suficiente
En una nota de texto libre, con el tiempo se mezclan los problemas reales detectados en la instalación, las observaciones internas del técnico y los aspectos que ya fueron corregidos. De un texto así no se puede filtrar ni evaluar de forma razonable dónde se repiten los problemas estructurales, higiénicos u organizativos.
Por eso Deratix gestiona las deficiencias de forma independiente en tres grupos:
- organizativas,
- estructurales,
- higiénicas.
Esto es importante ya en una inspección rutinaria. Un hueco en una puerta no pertenece a la misma frase que un almacenamiento inadecuado de mercancías o la falta de un procedimiento interno. Cada problema recibe su propia categoría, su propio texto y su propia evidencia. La deficiencia, además, permanece separada de la recomendación para el cliente, de modo que la descripción del estado no se mezcla con la propuesta de corrección.
La foto pertenece a un problema concreto
En cada categoría, el técnico indica primero si se detectó alguna deficiencia en la instalación. Solo entonces se abre el espacio para la descripción y las fotografías. De este modo, el protocolo no contiene secciones medio vacías, sino únicamente las partes que realmente registraron algo durante la intervención.
La foto no queda como un archivo adjunto suelto sin contexto. Está asignada a un tipo de problema concreto y se muestra junto con él también posteriormente. En la siguiente visita se puede ver de inmediato si se trataba de un hueco junto a la entrada, un almacenamiento inadecuado de palés o un problema higiénico en la zona de residuos.
En la práctica, también son importantes las condiciones básicas:
- se pueden añadir hasta 6 fotos por categoría,
- cada foto puede tener un tamaño máximo de 10 MB,
- los formatos admitidos son JPEG, PNG y WebP,
- las fotos de iPhone en formato HEIC o HEIF se procesan automáticamente durante la carga.
En la vista detallada y en el documento final se mantiene el mismo contexto
Una vez finalizada la intervención, las deficiencias no permanecen solo en el formulario. También aparecen en la vista detallada del protocolo, y la misma estructura se traslada al documento final. El cliente no lee una frase genérica sobre los problemas detectados, sino tipos concretos de deficiencias con descripción y fotos.
La visibilidad de esta sección se puede configurar según las necesidades. Puede permanecer solo en el formulario y en la vista interna, o puede incluirse también en el PDF y en la vista del cliente.
Semanas después, los encuentra sin revisar manualmente el historial
Muchas empresas consiguen registrar un problema, pero después no logran encontrarlo rápidamente. Cuando un cliente quiere un resumen de las instalaciones con deficiencias estructurales, o cuando un responsable interno necesita revisar solo los problemas higiénicos, comienza la lectura manual de protocolos antiguos.
En el historial de protocolos, los registros con deficiencias muestran indicadores naranjas según el tipo de problema. Al pasar el ratón aparece una breve descripción y el número de fotos, y el historial se puede filtrar en función de si desea ver solo deficiencias organizativas, estructurales o higiénicas.
De este modo, un registro puntual se convierte en una evidencia aprovechable. Posteriormente se puede recuperar sin búsquedas manuales y utilizar en controles de seguimiento, reclamaciones o revisiones internas sobre dónde se repiten los problemas.
Condiciones de funcionamiento en campo
Si el técnico trabaja en un sótano, almacén o nave sin conexión estable a internet, las deficiencias se pueden registrar igual que en una intervención habitual. Las descripciones y fotos permanecen en el protocolo en curso y se envían una vez recuperada la conexión. El documento final y su envío se generan, por tanto, solo tras una sincronización correcta.
En la práctica, esto supone menos improvisación. El técnico no necesita guardar los problemas en la galería, en notas o en mensajes para introducirlos manualmente en el sistema por la noche.
Qué cambia en la práctica
Un problema detectado no queda como una frase al final del protocolo. Tiene su propio tipo, su propio texto, sus propias fotos, aparece en la vista detallada, en el documento final y posteriormente en el historial de protocolos. Esa es la diferencia entre un registro formal y una evidencia a la que realmente se puede volver.
Si desea explorar esta área con más detalle, continúe en registro de deficiencias, protocolo digital, fotodocumentación, historial de protocolos, detalle del protocolo y secciones y visibilidad.
